ABC para exportar café

Colombia permite la exportación de café verde, tostado, molido, soluble y en extracto. Sin embargo, la ruta no es exactamente la misma para todas las presentaciones. Mientras el café verde puede estar sujeto a controles fitosanitarios y requisitos sobre humedad, defectos y trazabilidad, el café procesado debe cumplir además las condiciones aplicables a las plantas tostadoras, fabricantes y productos alimenticios.

Por eso, antes de comprar el café o diseñar el empaque, el futuro exportador debe responder tres preguntas: qué tipo de café enviará, a qué país y en qué cantidad.

El primer paso no es el envío, sino el mercado

Una operación de exportación debería comenzar con la identificación del comprador y la revisión de las condiciones de ingreso al mercado de destino.

El exportador debe establecer si comercializará café verde en almendra, café tostado en grano, molido, soluble o extracto. Esta definición determina la subpartida arancelaria, los controles de calidad, los permisos y las características del empaque.

También debe verificar con el importador si el país exige certificados fitosanitarios o sanitarios, registros previos, límites de residuos, análisis de laboratorio, tratamientos para los pallets, información específica en la etiqueta o habilitación del establecimiento colombiano.

El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, dispone del sistema SISPAP para consultar y gestionar requisitos fitosanitarios relacionados con productos agrícolas. El certificado fitosanitario no debe entenderse como un documento automático para todos los despachos: su exigencia depende del producto y de las condiciones establecidas por el país importador.

Para alimentos procesados, como el café tostado, molido o soluble, también se debe revisar la intervención del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA. La entidad administra, entre otros procedimientos, la expedición del Certificado de Inspección Sanitaria para la importación y exportación de alimentos y materias primas.

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Formalizarse como exportador

En el frente aduanero, la persona natural o jurídica debe estar inscrita en el Registro Único Tributario, RUT, y contar con la calidad correspondiente de usuario aduanero exportador.

La DIAN señala que los exportadores pueden realizar directamente sus trámites o actuar mediante una agencia de aduanas. También son responsables de obtener y conservar los documentos que soportan la operación, incluidos los vistos buenos y autorizaciones exigibles.

Aunque una empresa nueva puede hacer parte del proceso directamente, en operaciones comerciales de mayor volumen resulta conveniente trabajar con una agencia de aduanas y un operador logístico que conozcan la regulación especial del café.

El registro ante la Federación Nacional de Cafeteros

El café tiene un régimen particular dentro de las exportaciones colombianas. Toda persona natural o jurídica que quiera exportar café verde o procesado debe inscribirse en el Registro Nacional de Exportadores de Café, administrado por la Federación Nacional de Cafeteros, FNC.

La Federación explica que desde 2023 el trámite de inscripción, renovación y actualización se realiza mediante su plataforma de Regulación Cafetera. El registro no tiene costo.

Entre los documentos solicitados se encuentran:

• Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil, expedido con una antelación no superior a 30 días.
• RUT actualizado.
• Documento de identidad de la persona natural o del representante legal.
• Certificación bancaria expedida con una antelación no superior a 30 días.
• Poder y documento del apoderado, cuando corresponda.

Una vez activo, el exportador obtiene acceso a las herramientas de la Federación para gestionar sus operaciones.

No es obligatorio tener una planta propia

Registrarse como exportador no significa que la empresa deba comprar inmediatamente una trilladora o instalar una tostadora.

El café puede ser procesado por terceros, siempre que la planta utilizada cumpla las condiciones y registros aplicables. La FNC mantiene registros separados para exportadores, plantas trilladoras, plantas torrefactoras y fábricas de café soluble.

En el caso del café verde, el pergamino debe ser trillado, seleccionado y acondicionado antes de exportarse. Para café tostado, molido o soluble, el exportador debe verificar que la planta encargada de la transformación cumpla los requisitos de la Federación y las disposiciones sanitarias correspondientes.

Contratar una planta habilitada permite reducir la inversión inicial, pero no elimina la obligación de conservar la trazabilidad del producto: proveedor, finca o zona de origen, lotes, fechas de procesamiento, cantidades, resultados de calidad y destino de cada partida.

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Calidad, negociación y trazabilidad

Antes del despacho, las partes deberían establecer por escrito las características comerciales del café. En el caso de cafés especiales, no basta con incluir una descripción general como “café colombiano premium”.

El contrato o confirmación de compra puede especificar:

• Origen y región productora.
• Variedad y proceso de beneficio.
• Cosecha o fecha de producción.
• Puntaje y protocolo de catación.
• Perfil sensorial.
• Humedad y actividad de agua.
• Defectos permitidos.
• Tamaño de malla, cuando corresponda.
• Presentación y peso por unidad.
• Incoterm.
• Precio, moneda y forma de pago.
• Tolerancias y procedimiento para reclamaciones.

La muestra aprobada por el comprador, la ficha técnica y los resultados de laboratorio deben conservarse como soporte de la negociación.

La FNC mantiene normas específicas de calidad para café verde y procesado destinado a exportación. Además, advierte que los exportadores deben cumplir las disposiciones particulares que existan para determinados mercados.

Anuncio de venta y contribución cafetera

Los exportadores registrados deben utilizar el Portal Cafetero para registrar los anuncios de venta con destino a la exportación y gestionar el pago de la contribución cafetera.

La Federación indica que el acceso al portal se entrega únicamente a exportadores registrados. Allí se reporta la información correspondiente a la operación y se adelantan los procedimientos asociados al pago de la contribución.

La contribución no es un requisito opcional. La DIAN ha precisado que la exportación de cualquier tipo de café solo puede realizarse después de pagar la contribución cafetera correspondiente y que su certificación constituye un documento soporte de la Solicitud de Autorización de Embarque.

El valor debe verificarse al momento de realizar cada operación, debido a que las tarifas y procedimientos pueden ser actualizados mediante circulares de la Federación.

La Guía de Tránsito acompaña el transporte interno

Antes de llevar el café al aeropuerto, puerto, depósito habilitado o zona franca, debe revisarse la expedición de la Guía de Tránsito.

Según la Federación, todo cargamento de café destinado a exportación, o que circule por áreas restringidas, debe estar amparado por este documento electrónico, emitido por la FNC o por Almacafé. La guía permite identificar la mercancía y controlar su trazabilidad durante el transporte interno.

Esto significa que el proceso documental debe coordinarse antes de movilizar la carga. Llevar el café al puerto o aeropuerto sin los soportes correspondientes puede provocar demoras, inspecciones, inmovilizaciones y costos de almacenamiento.

El trámite aduanero ante la DIAN

En una exportación definitiva, el exportador o su agencia de aduanas presenta la Solicitud de Autorización de Embarque, SAE, junto con los documentos soporte de la operación.

Después, la mercancía ingresa al lugar habilitado. La DIAN puede autorizar la salida automáticamente o someter el despacho a inspección documental o física. Una vez realizado el embarque, el transportador certifica la salida y se presenta la declaración de exportación.

La documentación puede variar, pero normalmente comprende:

• Factura comercial.
• Lista de empaque.
• Documento de transporte.
• Solicitud de Autorización de Embarque.
• Declaración de exportación.
• Anuncio de venta.
• Soporte de pago de la contribución cafetera.
• Guía de Tránsito.
• Certificados de calidad o repeso, cuando correspondan.
• Certificado fitosanitario o sanitario, cuando sea exigible.
• Certificado de origen, cuando se solicite una preferencia arancelaria.
• Ficha técnica y análisis requeridos por el comprador.

El certificado de origen no es obligatorio en todas las operaciones. Se utiliza principalmente cuando el importador busca acogerse a las preferencias de un acuerdo comercial. La DIAN señala que su expedición puede sustentarse en una declaración juramentada de origen; algunos acuerdos también permiten certificaciones emitidas directamente por el productor, exportador o importador.

Una alternativa para probar el mercado

Para operaciones iniciales existe un procedimiento simplificado de exportación en pequeñas cantidades mediante empresas de tráfico postal o mensajería expresa autorizadas dentro del programa.

Los límites publicados por la Federación son:

• Hasta 60 kilogramos de café verde.
• Hasta 50,4 kilogramos de café tostado.
• Hasta 23 kilogramos de café soluble.
• Hasta 23 kilogramos de extracto de café.

Esta modalidad simplifica algunos procedimientos documentales y de revisión, pero no elimina las responsabilidades del exportador. La empresa debe continuar registrada, cumplir las normas de calidad, realizar el anuncio correspondiente, pagar la contribución cafetera y atender las obligaciones aduaneras, tributarias y cambiarias.

También debe tenerse cuidado con el envío de muestras. La regulación aduanera general excluye al café de la modalidad ordinaria de muestras sin valor comercial, salvo exportaciones efectuadas por la Federación o mediante programas autorizados por esta. Por lo tanto, declarar simplemente la mercancía como “muestra” no elimina los requisitos especiales del producto.

El proceso termina con el pago y el cumplimiento cambiario

Después de la exportación, la empresa debe conservar sus documentos comerciales, aduaneros, logísticos, bancarios y de trazabilidad.

Los pagos derivados de exportaciones de bienes deben gestionarse conforme al régimen cambiario colombiano. El Banco de la República indica que las divisas deben ser canalizadas por quien figure como exportador en los documentos aduaneros, a través de un intermediario del mercado cambiario o de una cuenta de compensación.

Comenzar pequeño antes de escalar

Para una empresa que llega por primera vez al negocio cafetero, la ruta más prudente no suele ser comprar un contenedor completo. Es preferible identificar primero un comprador, validar el producto con muestras gestionadas correctamente, contratar una planta registrada y realizar un envío piloto.

Esa primera operación permite medir costos que con frecuencia son subestimados: trilla o tostión, empaque, análisis, contribución cafetera, transporte interno, inspecciones, agencia de aduanas, manipulación portuaria o aeroportuaria, flete internacional, seguro e impuestos en destino.

Exportar café desde Colombia no es un trámite imposible, pero sí una operación regulada que exige coordinación. La principal recomendación es no preparar la carga antes de confirmar los requisitos del país comprador. En el comercio internacional del café, el producto debe estar listo para el mercado, pero también lo debe estar toda su documentación.